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Instrumentos de Gestión de la Información

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Programa de Gestión Documental

​​​​​​​​​​​​​​​Este programa pretende involucrar el análisis interno y general de la gestión documental del INS para permitir el diseño y la construcción de politicas, estrategias, proyectos, definición de programas especificos para su ejecución y establecer directrices para el cumplimiento de la la normativa vigente, en el marco de la eficiencia administrativa y el apoyo a la misión institucional.

Acta 06 2020 CIGD Aprobacion PGD.pdf

MNL-A03 2060-003 Programa de Gestión Documental.pdf

​​Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR​

Es un instrumento para la planeación de la función archivística, en el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad.

Es una herramienta de planeación para la coordinación archivística, fija importantes elementos que permiten la Planeación Estratégica para el proceso de Gestión Documental. Cumpliendo con a las directrices de la Ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014 y Decreto 1080 del 26 de 2015 (capítulo V, artículos 2.8.2.5.2. y 2.8.2.9.2.)

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PINAR 2024 INS.pdf

Acta No 1 CIGD Enero 2024.pdf​​

​Política de gestión documental

Dar a conocer los antecedentes, contexto y lineamientos para definir la Política de gestión documental del Instituto Nacional de Salud, la cual se basa desde la producción documental hasta su disposición final, en cualquier soporte en que sean generados (físico o digital), guiado y apoyado en la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación. De tal manera que se apliquen cada uno de los procesos archivísticos como parte técnica y modelos de gestión como parte administrativa.

Esta política aplica para cada una de las Direcciones, Subdirecciones, Grupos y Áreas que generen documentos durante sus actos administrativos.

Inventarios documentales​​​​​

Es el Instrumento Archivístico que describe la relación sistemática y detallada las unidades que conforman un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. El Instituto Nacional de Salud, elabora inventarios documentales para los procesos de: Eliminación Documental y Transferencias Documentales, etc., de acuerdo a las directrices internas del Grupo de Gestión Documental. De conformidad con el artículo 26 de la Ley General de Archivos, es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. La documentación que se produce y se registra como inventarios documentales en el Instituto Nacional de Salud, se lleva a cabo teniendo en cuenta la reglamentación establecida en el artículo 7° del Acuerdo No 042 de 2002 del Archivo General de la Nación con la adopción del Formato Único de Inventario Documental FUID entre otros lineamientos.​​​

Inventarios del Archivo Centr​​al​​

INVENTARIO_GENERAL_ARCHIVO_CENTRAL _I SEMESTRE 2023.xls
INVENTARIO_GENERAL_ARCHIVO_CENTRAL _II SEMESTRE 2023.xls
  
  
expandir Actas : Acta 2 del 2022 CIDG ‎(6)
expandir Actas : Acta 5 del 2022 CIDG ‎(2)
expandir Actas : Acta 5 del 2023 CIDG ‎(4)
expandir Actas : ACTA 8 CIGD 9 DE NOVIEMBRE 2022 ‎(5)
expandir Actas : Acta 8 DEL 2021 CIDG extraord aprobacion de eliminacion documental 2021 ‎(5)
expandir Actas : Acta No 7 CIGD ‎(5)

​Inventarios de Transferencias Primarias

Es el traslado adecuado y organizado de los documentos del archivo de gestión (todas las dependencias de la entidad) al archivo central y de este al histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

  • Transferencia 2024
  • Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo (MOREQ)

    A partir del Decreto 1080 del 2015, que establece el Modelo de requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, como un instrumento archivístico que establece los requisitos funcionales y no funcionales para el tratamiento de la información electrónica, digital y o digitalizada, su incorporación y el establecimiento de los requerimientos que debe cumplir el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA del Instituto Nacional de Salud.

    Banco terminológico de series y subseries documentales

    Es un Instrumento Archivístico que permite la identificación de series, subseries y tipos documentales identificados en las Tablas de Retención Documental, con la finalidad de presentar un leguaje documental controlado y normalizado bajo una estructura de tesauro, para que sean dispuestas a usuarios interno o externo de la entidad.

    Banco Terminologico de Series y Subseries Documentales INS.pdf ​ ​

    ​Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

    Instrumentos de control de información

    El Diagnóstico Integral de Archivo es un documento técnico que presenta el procedimiento de observación, levantamiento de información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos del Instituto Nacional de Salud y se determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios en cada una de las dependencias.

    Diagnostico de Archivos del Instituto Nacional de Salud 2019.pdf

    Sistema integrado de conservación SIC

    El Sistema se encuentra conformado por un conjunto de planes, programas, estrategias y procedimientos dirigidos a la conservación documental y preservación digital, de los archivos de la entidad, los cuales se encuentra acorde a la política de gestión documental y las demás sistemas organizacionales, permitiendo un adecuado mantenimiento de la información producida por las dependencias por evidencia de sus funciones, cumpliendo con las características de integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad.​

    acta 4 CIGD del 28 de septiembre de 2020.pdf

    Resolucion_0992_22_octubre_2020 SIC.pdf

    SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN ACTUALIZADA VERSION 2.pdf

    Tablas de valoración documental​​

    Las TVD son un listado de asuntos o series y subseries documentales a los cuales se les determina un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final, y se elaboran y aplican a los documentos ya producidos y que han pasado a su segunda o tercera etapa, es decir, a documentación semiactiva de uso administrativo y legal ocasional o inactiva ​que ha dejado de emplearse con fines legales o administrativos (AGN).

      
      
    Acta 06 2020-CIGD AprobaciónTVD.pdf
      
    Certificado-de-Convalidacion-TVD.pdf
      
    Certificado-Registro-unico-de-Series-Documentales.pdf
      
    Cuadro-de-Clasificacion-Documental-Resumen.pdf
      
    TVD-Primer -periodo.tiff
      
    TVD-Segundo-Periodo.tiff
      
    TVD-Tercer-Periodo.tiff
      
    TVD-Cuarto-Periodo.tiff
      

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